Czym jest kompletacja i pakowanie w procesie fulfillmentu?

W usługach związanych z fulfillmentem w e-commerce kluczowymi elementami są kompletacja i pakowanie. Celem tych czynności jest usprawnienie wysyłki i dostawy produktu, a tym samym poprawa reputacji firmy.

Jest to metoda, którą zwykle przypisuje się branży detalicznej, gdzie zamiast wysyłać duże paczki z towarami, firmy wykorzystują swoich pracowników do indywidualnej kompletacji towarów z magazynu. Następnie pakują je w odpowiednie opakowania wraz z właściwą fakturą za zamówienie do wysyłki.

Efektywnie przeprowadzona kompletacja i pakowanie pozwala na dostosowanie zamówień do potrzeb klienta, a także na oszczędność czasu i kosztów jako marka (omówimy to bardziej szczegółowo później). Na razie jednak wyjaśniamy, na czym polega kompletacja i pakowanie w procesie fulfillmentu...

Czym jest kompletacja i pakowanie

Proces kompletacji i pakowania składa się z czterech podstawowych etapów. Są to:

Odbiór zamówienia: kiedy klient składa zamówienie, oprogramowanie w Twoim magazynie fulfillment sporządza kartę przewozową. Mogą to być zarówno cyfrowe informacje o zamówieniu, jak i fizyczne wydruki.          

Kompletacja zamówienia: jest to kolejny etap procesu fulfillmentu. Polega na pobieraniu zamówień klientów z przypisanych im miejsc kompletacji w Twoim magazynie, jak tylko kupujący dokona zakupu.

Pakowanie zamówienia: jest to etap, w którym zakupione zamówienia są pakowane, zaklejane i opatrywane etykietami z informacjami dotyczącymi wysyłki. Pakowanie musi być zgodne z oczekiwaniami klienta i Twoją specyfikacją. (Aby być postrzeganym jako firma godna zaufania, musisz być konsekwentny). 

Wysyłka zamówienia: Twoi pracownicy powinni następnie posortować zamówienia na rampie załadunkowej według przewoźników, aby były one gotowe do odbioru pod koniec dnia.

*Oczywiście procesy te można usprawnić dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii, takich jak roboty. Szczególnie na etapie pakowania przyspiesza to realizację zamówień.

Korzyści wynikające z korzystania z usług kompletacji i pakowania

Jeśli naprawdę chcesz usprawnić usługę fulfillmentu, proces kompletacji i pakowania jest jej integralną częścią. Oto dlaczego:

Zwiększa wydajność

Jak wspomnieliśmy na początku, metoda „kompletacji i pakowania” jest niezwykle wydajna, zwłaszcza gdy jest odpowiednio stosowana. Działania związane z fulfillmentem są szybsze, a towary mogą być inwentaryzowane, przechowywane, odbierane i pakowane z jednego miejsca.

Oczywiście, gdy wszystko odbywa w jednym miejscu, skraca to długi proces, w którym produkty są pobierane z różnych miejsc składowania i wysyłane do innego miejsca, gdzie są pakowane i etykietowane. Czyli logistyczny koszmar.

Taka wydajność zapewnia również terminową realizację zamówień, co oznacza zadowolonych i szczęśliwych klientów. 

Poprawia organizację

Zorganizowany magazyn produktów jest integralną częścią udanego systemu kompletacji i pakowania. Upewnienie się, że kartony zbiorcze są wyraźnie oznakowane lub przechowywane w podobnych grupach, znacznie ułatwia pracę pracownikom. Ogranicza to czas, jaki tracą na przechodzenie między różnymi kartonami zbiorczymi, próbując znaleźć to, czego potrzebują. 

Ponadto eliminuje konieczność zatrzymywania się, żeby zapytać innych współpracowników o położenie danego przedmiotu. Zamiast tego za każdym razem wiedzą, gdzie znaleźć to, czego szukają. 

I chociaż stworzenie systemu kompletacji i pakowania nie musi być przypisane bezpośrednio pracownikom, jest to kluczowa część osiągnięcia sukcesu zawodowego i logistycznego Twojej firmy.

Poprawia dokładność

Dokładność jest kolejnym atutem zorganizowanego systemu kompletacji i pakowania. Kiedy pracownicy realizują zamówienia dla Twoich klientów, wysyłanie im niewłaściwych rzeczy jest niedopuszczalne. 

Na przykład, jeśli klient kupił konkretny produkt, który nie jest dostępny, podobna wersja w zastępstwie nie jest alternatywą. W takich sytuacjach wysyłanie częściowego zamówienia może być dopuszczalne, o ile klienci zostaną poinformowani, że reszta ich paczki zostanie wysłana w późniejszym terminie.

Jednak dzięki dobrze zorganizowanemu magazynowi i wyszkolonym pracownikom dokładność Twoich usług związanych z fulfillmentem powinna być bez zarzutu.

Jest to opłacalne

Przyjmowanie i pakowanie zamówień w ramach tego samego procesu fulfillment to duża oszczędność pieniędzy i możliwość obniżenia niepotrzebnych kosztów w całej firmie. Na przykład system zarządzania w chmurze może pomóc w zestawieniu danych dotyczących operacji, zapasów i informacji o pakowaniu, co zoptymalizuje przechowywanie, kompletowanie, pakowanie i wysyłkę Twoich zamówień.

Stała satysfakcja klienta

Każda firma chce, aby jej klienci byli stale zadowoleni. Jeśli dokładność, organizacja i wydajność są głównymi czynnikami w procesie logistycznym, można to zapewnić.

Skuteczny system kompletacji i pakowania sprawi, że Twoi klienci otrzymają to, co zamówili. Jednak nie tylko to, ale także to, że otrzymają swoje produkty szybciej. Kiedy klienci wiedzą, że mogą liczyć na Twoją firmę w kwestii niezawodnej i szybkiej dostawy produktów za każdym razem, będą kontynuować zakupy u Ciebie.

Metody kompletacji i pakowania

Metody, które sprawdzają się w Twojej firmie, niekoniecznie muszą się sprawdzać w innej. Wszystko zależy od tego, jakie produkty oferujesz i na jaką skalę działasz. W miarę rozwoju firmy możesz również zmieniać proces kompletacji i pakowania, dlatego też wyszczególniliśmy cztery standardowe metody, z których korzysta wiele firm e-commerce:

Kompletacja sztukami

W tej wersji pobierany jest odcinek opakowania dla pojedynczego zamówienia. Pracownicy przemieszczają się po magazynie i zbierają z półek artykuły potrzebne do złożenia zamówienia. Kiedy wszystko zostanie zebrane, zamówienie jest przekazywane do stacji pakowania w celu jego zapakowania. 

Małe firmy, które otrzymują tylko kilka zamówień dziennie, zazwyczaj korzystają z tej metody, ponieważ jest to najłatwiejszy wybór.

Kompletacja partiami

Jeśli masz wystarczająco dużo zamówień, żeby zorganizować je w partie, ten proces będzie dla Ciebie dobry. Każda partia zamówień dotyczy artykułów, które znajdują się w tym samym miejscu w magazynie. Celem jest zapewnienie pracownikom najbardziej efektywnej drogi przez tę przestrzeń.

Jeśli potrzebujesz jednej SKU (jednostki magazynowej) do kilku zamówień, warto kompletować je razem. Oszczędza to czas na chodzenie tam i z powrotem i zapewnia szybszą realizację zamówień.

Metodę partii można także stosować w małych firmach. Możesz na przykład kompletować wszystkie zamówienia w jednym czasie każdego dnia. Jest to o wiele bardziej wydajne niż kompletowanie i pakowanie zakupów w miarę ich otrzymywania. 

Kompletacja strefowa

Jest to metoda, która usprawnia pracę większych magazynów realizujących fulfillment i większych firm. Pracownicy, czyli „kompletujący”, mają przydzielone strefy w magazynie i z nich pobierają produkty do każdego zamówienia. Następnie przekazują zamówienie osobie, która pracuje w kolejnej strefie.

Gdy zamówienie przejdzie przez każdą strefę, w której przechowywane są produkty z karty pakowania, może trafić na stanowisko pakowania. Wymaga to jednak bardziej złożonych umiejętności koordynacyjnych w magazynie. Z pewnością będziesz potrzebował oprogramowania do zarządzania magazynem, które pomoże Ci w efektywnym zarządzaniu.

Kompletacja falowa

Metoda „fali” łączy w sobie kompletację partiami i strefową. Osoby kompletujące wybierają produkty w danej strefie dla partii zamówień, a nie tylko dla jednego. Następnie przekazują tę partię do następnej strefy, gdzie następuje kompletacja itd.

Najlepsze praktyki pakowania zamówień

Kiedy już dotrzesz do części procesu związanej z pakowaniem, pamiętaj o kilku ważnych rzeczach. Na przykład o tym, że opakowanie powinno mieć wystarczającą ilość wypełnienia, aby chronić produkty w czasie wysyłki, jednak również o tym, że należy je wysyłać w jak najmniejszych pudełkach, aby zmniejszyć ich wagę.

Oto kilka innych najważniejszych praktyk, których należy przestrzegać na tym etapie, aby uniknąć zwrotów, błędów i kosztów wysyłki:  

• Przy każdym zamówieniu ponownie przeskanuj produkty, aby upewnić się, że pozycje na odcinku pakowania zgadzają się z tym, co jest w pudełku. 
• Aby uniknąć błędów, użyj oprogramowania do obliczania rozmiaru pudełka potrzebnego do każdego zamówienia.
• Do każdego zamówienia dołącz instrukcję dotycząca wypełniania, aby usprawnić metody pakowania. W ten sposób osoby pakujące będą mogły szybciej sięgnąć po odpowiednie materiały do pakowania dla każdego zamówienia.

Kiedy zlecać operacje kompletacji i pakowania?

Czy Twój biznes e-commerce zwiększył swoją skalę i obecne usługi fulfillmentu nie są już wystarczające? Istnieją inne rozwiązania, na przykład zlecenie usług kompletacji i pakowania świadczeniodawcy 3PL (third-party logistics).

Otrzymasz nie tylko korzyści płynące z pracy profesjonalnego zespołu (co daje Tobie i Twoim pracownikom więcej czasu na skupienie się na rozwoju firmy), ale także możliwość korzystania z najnowszych metod kompletacji i pakowania. Niektóre z najważniejszych zalet? Zwiększona dokładność zamówień, a także obniżenie kosztów wysyłki.

Jeśli więc Twoja firma doświadcza gwałtownego wzrostu sprzedaży i przygotowujesz się na przyjęcie znacznie większej liczby klientów, outsourcing może uchronić Cię przed przyszłymi problemami, w tym przed możliwością realizacji zamówień na czas. 

Zewnętrzny zespół pakujący = więcej miejsca na rozwój Twojej firmy.